Discut zilnic, eu sau echipa mea, cu antreprenori care simt că business-ul lor are nevoie de ordine.
Mulți chiar se apucă serios de research: ce să facă sau unde să își țină procedurile, ERP-uri cu dashboard-uri frumoase, CRM-uri care promit să țină echipa în frâu și alte asemenea.
Toate par să fie „soluția” care le va pune firma pe roate.
În discuțiile pe care le avem cu antreprenori care au interes față de metodologia pe care o implementăm în companiile clienților noștri, la un moment dat apare întrebarea: „TOES (The Operational Exit System) e un fel de soft de management, nu? Face proceduri, și de astea?” 🙂
Nu, nu face nici de unele. 🙃 Și fix aici începe principala confuzie care îi ține blocați pe mulți antreprenori, luni sau chiar ani.
Facem confuzie între un sistem de management și un tool (instrument) de management.
Mulți cred că dacă au ales „softul potrivit”, au rezolvat și problema de fond din firmă.
Dar un sistem de management n-are nicio legătură cu platforma în care scrii proceduri sau în care se loghează echipa.
Un sistem de management real înseamnă multe, dar dacă ar fi să numesc un minim minimorum de aspecte, ar presupune printre altele:
- cine ia deciziile și cum se iau
- ce roluri și responsabilități are fiecare
- cum măsori performanța (și dacă o măsori cu adevărat)
- ce obiective ai lunar, pe echipă, și cum se urmăresc
- cum îți antrenezi oamenii și cum îi responsabilizezi
- cum decizi cine crește, cine stagnează și cine trebuie mutat în alt departament sau înlocuit
Un tool, un soft, o aplicație, oricum vrei să-i spui, oricât de scump sau „smart” ar fi, face doar un singur lucru: execută niște sarcini.
Adică îți ține procedurile într-un loc. Sau îți trimite remindere. Sau generează rapoarte. Sau sau sau.
Dar ce NU face, e că NU îți organizează firma în locul tău.
Nu decide cine are ownership pe rezultate.
Nu îți crește echipa.
Nu îți corectează haosul.
Nu înlocuiește leadershipul tău.
Problema este că în lipsa unui sistem real, tool-urile devin o distragere care este confortabilă. Îi este mult mai ușor antreprenorului să caute următorul soft decât să se așeze la masă și să-și asume un proces real de structurare.
E ca la sală. Dacă nu ai un program, nu ai un obiectiv clar, poate un antrenor și nu-ți urmărești progresul… poți să ai cei mai buni adidași, cea mai scumpă aplicație de tracking și cele mai noi gantere. Tot nu faci treabă.
Softul în sine nu te face mai organizat. Așa cum o aplicație de nutriție nu te face mai slab, dacă tot tu ești cel care sare mesele sau mănâncă haotic.
Tool-ul îți poate face munca mai ușoară sau chiar îți poate amplifica impactul, da.
Dar nu îți schimbă cultura organizațională.
Nu creează obiceiuri.
Și sigur nu îți transformă oamenii în performeri.
Iar dacă oamenii tăi nu își înțeleg rolurile sau nu au ownership pe rezultate, nici cel mai smart soft din lume n-o să rezolve asta. Pentru că NU acolo e problema.
Cunosc firme care au investit zeci de mii de euro în ERP-uri și dashboard-uri, și tot felul de aplicații fancy, ca să-și dea seama, după 6 luni, că problema lor nu era lipsa de date… ci faptul că nu știa nimeni ce trebuie să urmărească din acele date.
Sau cine e responsabil dacă lucrurile nu merg. Sau cum să transforme cifrele alea într-o acțiune concretă.
De asta zic mereu și o să o tot fac: tool-ul e un executant, nu un decident.
Iar dacă în firmă nu există claritate în decizii, responsabilitate, obiective, indicatori și rutine, NU există sistem.
Ai maxim o colecție de instrumente care nu știu ce cântă. Și nu știu pentru că n-au partituri. Iar fără o partitură (adică sistem), oricâte instrumente ai avea, tot haos iese.
Și dacă ai fost vreodată în situația asta sau poate ești astăzi în etapa asta, și crezi că un soft sau orice altceva similar îți va aduce ordine în firmă, atunci, înainte să alegi cu ce tool o să lucrezi, ar trebui să știi ce vrei să faci cu el.
Doar că vezi tu, ca să știi asta, ai nevoie de o fundație sănătoasă care există deja. Un sistem de management funcțional. Nu complicat musai. Dar funcțional.
Iar un sistem real NU începe cu un software, ci cu oameni și cu decizii clare.
Într-o companie care funcționează pe bază de sistem, fiecare om știe ce are de făcut. Nu aproximativ. Nu „în principiu”. Ci exact. Rol, responsabilități, unde începe și unde se termină contribuția lui.
Există indicatori clari de performanță pentru fiecare rol, nu KPI-uri generale, auzite sau luate de pe ici colo, prinse într-un PowerPoint.
Fiecare știe ce înseamnă „bine” în munca lui, ce se așteaptă și ce măsurăm.
Ședințele nu sunt “un alt timp pierdut”, în care ne întâlnim dar nu știm exact de ce de fiecare dată, nu sunt lungi și obositoare, ci sunt clare, recurente, și cu obiective stabilite dinainte. Nu ne întâlnim ca să ne plângem de ce nu merge, ci ca să ne uităm la ce putem schimba și ce am învățat din datele de săptămâna trecută.
Evaluarea oamenilor nu se face pe feeling, pe cine „pare” că muncește sau pe cine e mai vocal. Ci pe rezultate. Pe date. Pe contribuție.
Obiectivele – indiferent dacă sunt de vânzări, producție sau recrutare – sunt setate pe baza realității. Nu pe vise sau pe ce-am auzit la cine știe la ce conferință am mai mers.
Există o rutină clară în fiecare lună: ne uităm la P&L, ne uităm la cashflow, și la evoluția echipei. Vedem unde suntem.
Știm de la început cum se fac anumite lucruri: ce facem când cineva nu livrează, ce înseamnă performanță slabă, când creștem salarii, cum promovăm pe cineva.
Nu după starea de spirit a liderului, nici după cât de harnic ni se pare că e sau nu cineva, ci după reguli clare, cunoscute din start.
Iar liderul… nu mai e pompier. Nu mai sare dintr-o urgență în alta, ci devine antrenor.
Creează cadru, dezvoltă echipa, urmărește progresul.
Asta înseamnă sistem de management. Nu e ceva ce s-a inventat acum, nu am inventat eu a 5-a roată, e ceva care are o istorie muuuuuult mai lungă în spate și există în toate companiile care au reuștit să opereze la cel mai înalt nivel.
Și funcționează.
Acum, e nevoie să adresez și partea mai puțin confortabilă.
Mulți antreprenori nu caută toate aceste instrumente, tool-uri, softuri sau cum le mai denumim fiecare, pentru că au un sistem clar și vor să-l optimizeze.
Nu, nu. Mulți caută diverse tool-uri pentru că e mai ușor să te ocupi de software decât să te ocupi de tine.
Pentru că PARE că „lucrezi la business”.
Pare că faci ordine.
Pare că ești strategic.
Că „digitalizezi”.
Dar în realitate… e doar o formă de evitare elegantă.
Eviți să recunoști că ai un business dependent de tine. Că nu există reguli clare. Că oamenii fac ce cred, nu ce trebuie. Că tu iei toate deciziile și doar te minți că “automatizezi” ceva.
Pentru că tool-ul nu o să ia decizii în locul tău.
NU o să aibă conversațiile incomode pe care le tot amâni cu oamenii din echipă.
Nu o să creeze cultură.
Și mai ales, NU o să-ți crească echipa în locul tău.
Un CRM bun nu te face lider. Un dashboard frumos nu înlocuiește o rutină săptămânală de leadership. Un soft în care pui procedurile și procesele, NU înseamnă că oamenii îl și folosesc.
Să nu ne înțelegem greșit: tool-urile sunt utile. Extraordinar de utile. DAR dacă le pui peste haos, tot haos o să ai. Doar că o să-ți vină cu reminder pe e-mail. 🙂
Deci, înainte să mai cauți încă un tool „care să-ți rezolve tot haosul din firmă”, fă un audit simplu.
Nu e nevoie să fie complicat, nu ai nevoie de excel-uri colorate și aranjate frumos. Doar câteva întrebări de bun-simț care ar trebui să aibă răspuns clar într-un business sănătos.
Ca de exemplu:
👉 Ai roluri și responsabilități clare pentru fiecare om din echipă? Sau încă mergeți pe „hai să ne ajutăm unii pe alții” și „fiecare face ce poate”?
👉 Fiecare om știe ce KPI are de livrat săptămânal? Sau doar îți spune „m-am ocupat” și tu speri că înseamnă ce crezi tu?
👉 Ai o rutină de leadership săptămânală, în care echipa e aliniată, discută obiective și se iau decizii? Sau ședințele sunt rare, fără pic de structură sau… inexistente?
👉 Obiectivele lunare sunt setate pe bază de date și realitate sau pe feeling și speranță?
👉 Ai o rutină lunară de analiză P&L, cashflow și echipă? Sau te uiți la bani doar când „nu mai sunt”?
👉 Ai proceduri clare pentru: CÂND crești salarii, CUM decizi să promovezi pe cineva, CUM corectezi performanța slabă? Sau e totul „la inspirație”?
👉 Știi ce face diferența între un performer și un sub-performer în echipa ta? Ai o strategie reală să-i păstrezi pe cei buni?
👉 Când ai avut ultima discuție reală de performanță cu oamenii-cheie din firmă? Nu una „la cafea”, ci una cu obiective, rezultate și pașii următori.
👉 Ai un proces clar de recrutare sau tot speri „să găsești un om bun”? Sau poate ești deja convins că “nu există oameni buni în piață.” Ai un onboarding în care oamenii noi înțeleg ce au de făcut?
👉 Ai oameni care iau decizii fără tine? Sau tot ce mișcă trece prin tine?
👉 Ai un mod constant prin care îi recunoști pe cei care livrează? Sau te uiți la ei doar când greșesc?
👉 Când cineva pleacă, știi de ce pleacă cu adevărat? Sau bagi totul sub preș?
Dacă la mai mult de 2–3 întrebări răspunsul e „nu”, sau „nu chiar”, sau „n-am avut timp de asta”… atunci recomandarea mea e să faci un pas în lateral și să te uiți la realitatea din business-ul tău, dacă vrei să se schimbe cândva:
N-ai un sistem de management. Ai doar un business care încă funcționează pentru că tu îl cari în spate.
Abia după ce ai toate astea puse la punct, poți să te uiți la ce tool-uri vrei să folosești. Și sunt o groază în piață, ai de unde să alegi. Softuri bune, integrate, care te pot ajuta să amplifici ce ai.
Dar întâi îți faci sistemul. Și abia apoi tool-ul devine aliatul tău.
Pentru că un tool bun face un sistem bun mai eficient, sigur. Dar nu-l creează în locul tău.
Și să îți mai spun ceva: un tool/soft/aplicație, you name it, fără sistem e fix ca un machiaj pe oboseală cronică. Nu rezolvă, doar ascunde. 🙂
Iar dacă ar fi un singur lucru cu care mi-aș dori să rămâi la finalul acestui articol, ar fi acesta: un sistem de management NU se instalează, se construiește.
Nu apare când îți cumperi un software, ci când începi să-ți asumi, ca lider, ordinea, direcția și oamenii din jurul tău.
Nu-i nicio rușine și nicio problemă dacă nu știi de unde să începi. Problema apare doar când continui să cauți scurtături acolo unde e nevoie de construcție.
Fă-ți sistemul. Pune lucrurile în ordine. Apoi, da, caută și tool-ul care îți devine aliat. Îți face sistemul mai eficient, mai vizibil, mai scalabil, dacă vrei.
Dar fără el, totul rămâne doar… ordine în teorie.
Iar dacă simți că ai nevoie de structură, nu de alt soft sau dacă simți că ai ajuns în punctul în care ai nevoie de un sistem așa cum l-am descris mai sus, nu doar de un soft, și cauți ghidare reală, nu teorie… atunci da, te invit să descoperi The Operational Exit System.
Și te invit să îl descoperi la o sesiune de evaluare gratuită, cu mine sau cu unul dintre colegii mei, să vedem împreună dacă ți se potrivește sau nu.
Completează formularul de aici și hai să vedem împreună dacă ce faci acum chiar te duce unde vrei sau ai nevoie de o altă soluție.
Decizii wise,
Diana Crișan
