Cash is trash or king? Uneori e una, alteori e alta. Dar în business, sigur e esențial să ne gestionăm cashflow-ul eficient.
Poate ți s-a întâmplat și ție sau poate unui prieten de-al tău să ajungă în deficit de cash în firmă, să fie presiune asupra banilor, să nu știi dacă poți să plătești salariile sau să stai să numeri banii să vezi cum îi împarți.
E viața normală a unui business. Cu valuri. Unele cu rezultate, altele cu lecții. Doar că, din păcate, multe business-uri din România stau mai mult în zona cu lecții. Și asta pentru că nu își monitorizează cheltuielile. Și știi când e riscul cel mai mare? Când ai bani în cont și ai senzatia ca sacul e fara fund si iei decizii de dezvoltare, de investitii si de tot felul de cheltuieli, fără să monitorizezi și fără să faci previziuni ale efectelor pe care aceste decizii le au în business.
În acest mod, ajung majoritatea business-urilor în deficit serios de cash și apoi, le ia luni întregi să își revină. Asta în situația în care își revin. Stai liniștit, îți spun asta din proprie experiență. Și eu am avut perioadă în care am condus business-ul mai mult după feeling și mai puțin după cifre. Până m-a trezit viața și mi-a arătat ce înseamnă cu adevărat managementul.
Așa că, în acest articol, am cules toate strategiile pe care le-am folosit în business-urile conduse de mine și cu clienții mei atunci când era în discuție un deficit de cash. Îți las 29 de strategii de optimizare și creștere a cash-ului în firmă.
Probabil că nu ți se potrivesc toate, dar ce te rog, este să alegi o idee de aici și să o implementezi. Și deja a meritat să citești acest articol.
Spor la citit, implementat și făcut bani, înțelept!
- În primul rând, oprește-te din a spune “industria mea e diferită, e normal să nu ai cash” sau “domeniul meu e special, aici nu ai cum să ai cash”.
- Cere raport zilnic cu sold-ul existent în firmă.
- Cere raport săptămânal cu veniturile și plățile din firmă. Ce s-a realizat în săptămâna respectivă și ce e în pending. O să fii surprins cât de multe înveți despre business-ul tău, urmărind fluxul cash-ului.
- Dacă vrei să încasezi mai repede, cere asta. Sunt foarte multe firme care nu au o problemă să plătească mai repede dacă li se cere. Mereu am zis că plătim prioritar acolo unde există relație sau unde ni se cere. Restul, așteaptă.
- Apreciază-ți și încurajează-ți clienții care plătesc repede sau în avans.
- Facturează mai repede. Pune pe cineva responsabil doar de asta: să facă facturile la timp.
- Trimite clienților tăi un reminder prietenos, înainte cu 5-3 zile de scadență. Mulți dintre furnizorii tăi sunt dezorganizați și vor aprecia să le dai reminder. (Evident, ziua când trimiți, o adaptezi în funcție de câte zile scadente are clientul pentru plată – poate să fie 1 zi sau 14 zile.
- Dacă ai încasări recurente, discută cu clienții tăi să îți dea acordul plății recurente de pe cardul lor, într-o dată anume, fără să mai fie nevoie de intervenția umană.
- Acolo unde e cazul, analizează de ce clienții tăi plătesc întârziat. Poate e o factură greșită, poate au vreo nemulțumire, poate nu se trimite la timp factura, poate trimiți factura unei persoane care nu e direct responsabilă de asta și faceți telefonul fără fir etc.
- Vezi care e tiparul de încasări și plăți al clienților tăi. Fiecare business are un tipar de încasări-plăți. Și îți dau un exemplu: imaginează-ți că firma ta încasează majoritar, în a 2-a parte a lunii, dar, majoritatea plăților se fac în prima parte a lunii. Cât de ușor crezi că e pentru business să susțină un flux de numerar eficient? Întreabă-ți clienții când e cel mai bine pentru ei să plătească (în prima parte sau în a 2-a parte a lunii), analizează când e mai potrivit pentru tine și negociază cu ambele părți, clienți/furnizori, astfel încât să creezi un flux sănătos.
- Dacă e sănătos pentru business-ul tău, oferă și varianta de rate anumitor clienți, astfel încât să primești cash. Chiar dacă e treptat, îl primești și nu aștepți cu întârzieri până strâng ei toți banii pentru factură.
- Micșorează timpul de livrare a serviciului/produsului tău. Cu cât îl livrezi mai repede, cu atât poți servi mai mult sau mai mulți clienți sau mai înțelept.
- Oferă-le clienților tăi un produs atât de valoros pentru ei, încât să fie inițiativa lor să te prioritizeze la plăți. Produs sau o experiență de servire care îl ajută mult.
- Creează un raport săptămânal cu previzionări de încasări, plăți, sold. Pune pe cineva din firma ta să îți trimită vineri, până la final de program, un raport cu previzionări pe cele 3 arii, pentru săptămâna următoare, astfel încât tu să poți lua decizii strategice dacă e cazul, la început de săptămână.
- Creează strategic un proces de încasări în firma ta, adaptat nuanțelor specifice clienților cu care lucrezi. Stabilește când e mai bine să facturați, când și cui e bine să dați reminder înainte cu câteva zile de scadență, pe cine e recomandat să sunați înainte, ce mesaj dați în ziua scadenței, după câte zile de întârziere primește mesaj clientul, după câte zile de întârziere e sunat clientul, cine e persoana cea mai potrivită să își creeze relații cu clienții pe subiectul încasări etc.
- Pune pe cineva responsabil de încasări în firma ta. Indiferent că sunteți 2, 100, 600 de angajați, pune o persoană responsabilă.
- Pune data specifică de scadență pe factură, în loc să pui 5 zile scadență sau 30 de zile scadență. Chiar dacă în contract ai trecut așa, este mai ușor pentru cel care primește factura să vizualizeze data exactă până când trebuie să plătească și să își pună remindere sau să o planifice.
- Verifică de 3 ori factura înainte să o trimiți. Greșelile ce țin de facturi, de data când s-a facturat, suma facturată, produsele facturate, data scadenței pusă pe factura, habar nu am de ce, dar sunt al naibii de importante. Pur și simplu, unii clienți, o iau foarte personal. Nu de alta, dar e ca și cum ai lua tu decizii, în locul lui, în raport cu banii lui. Și frustrarea asta, nu te ajută la prioritizarea plăților. Nu e mereu, nu e la oricine, dar, strategic, cel mai bine e să fii atent la acest aspect. În opoziție, oferă multă încredere și furnizorii de încredere sunt prioritizați.
- Fii atent să nu faci greșeli când îl servești pe client. E important să rămână cu imaginea că ești corect, atent și că îți faci treaba într-un mod profesionist. Iar atunci când greșești, pentru că suntem oameni, asumă-ți, spune-i transparent asta și dacă e cazul, oferă-i ceva în plus, astfel încât să reglezi relația. Adu-ți aminte: plătim pe cel care strigă mai tare sau pe cel cu care avem o relație faină. Și crede-mă, vrei să fii din a 2-a categorie, nu de alta, dar prima, nu e sustenabilă pe termen lung.
- Dacă ai clienți mulți, diferiți ca și model de plată, fă un document cu procedura pentru fiecare client, astfel încât să te asiguri că ții cont de nevoia lor și că nu întârziați facturarea pentru că sunt prea multe variabile și astfel se omite poate un client important. Pune-ți remindere în calendar acolo unde e cazul, să știi exact când să trimiți și cum.
- Analizează cheltuielile care nu îți mai servesc și restabilește strategic ce poți să faci cu acea suma. O dată la 6 luni, poate chiar trimestrial, în anumite firme, vezi ce cheltuieli merg recurent, care nu îți mai servesc, dar ele au rămas acolo pentru că au fost setate cândva. De exemplu: abonamente la telefon pe care nu le mai folosești, aplicații la care ai testat ceva odată dar unde nu mai ai nevoie de varianta avansată, aplicații de care nu mai ai nevoie, abonamente la platforme etc. Anulează-le și stabilește ce poți să faci strategic, cu suma recuperată lunar. Poate îi folosești la marketing online, la R&D să testezi ceva nou, la crearea unui produs, la angajarea unui om etc.
- O dată la 6 luni, ia toată lista de furnizori, analizeaz-o și fă-ți un plan de acțiune: caută furnizori noi, cere oferte alternative, renegociază cu furnizorii tăi, fă un plan de achiziție pe termen mai lung care să eficientizeze investiția, negociază produse de la furnizorii tăi etc. Majoritatea firmelor rămân cu prima ofertă și așteaptă creșterile de preț. Adu-ți aminte: cere și ți se va da. Iar în perioade de criză economică, fă asta o dată la 3 luni. Dinamica e mare, astfel apar și dispar mulți furnizori. Iar o parte din ei, sunt deschiși să negocieze chiar și acolo unde nu intra în discuție înainte.
- Pune-ți un obiectiv strategic de implementat, trimestrial, care să țină de îmbunătățirea cashflow-ului și creșterea profitului. Imaginează-ți la ce eficiență puteți să ajungeți, dacă aveți focus să faceți asta continuu.
- Calculează și analizează profitabilitatea clienților tăi. Stabilește care sunt cei 20% dintre clienți care îți aduc cei 80% din rezultate și fă un plan specific de acțiuni prin care să elimini clienții care te sabotează. Treci peste scuza “mă ajută strategic” sau “îi mențin doar până vin alții mai buni”. Nu o să vină. Sunt foarte puțini clienți neprofitabili pe care chiar e bine să îi ții strategic. Încetează să te mai minți frumos.
- Stabilește punctele critice din business-ul tău care îți influențează semnificativ cash-ul și creează grafice dinamice pentru acestea. Exemplu de puncte critice: profitabilitatea clienților, valoarea medie de comandă a clienților, numărul de clienți noi pe săptămână, valoare medie pe bon, top-ul produselor vândute etc. De ce grafice? Pentru că datele în Excel, de cele mai multe ori, se pierd. În grafice, poți să observi mult mai ușor și mai repede tipare are unor clienți, trend-uri relevante, oportunități, situații în care te sabotezi singur etc.
- Plătește-te cu cât meriți. Una din cele mai mari distorsionări ale profitului într-o firmă este faptul că antreprenorul, de multe ori, alege să nu se plătească sau să se plătească semnificativ mai puțin. Și deși el se simte bine că reinvestește și că ajută la dezvoltarea business-ului, se minte și fără să își dea seama, scade profitul business-ului. Îți dau un exemplu: am făcut această acțiune la un client, unde erau doi acționari, cu rol activ în firmă. Am setat cât ar fi fair să primească pentru rolul de expert și cât să scoată dividente, ancorat în stadiul business-ului. Brusc, a scăzut profitabilitatea de la 17% la 3%. Anul următor, au crescut de la 3% la 15%, și erau și ei plătiți. Nu au făcut magie, doar au știut care e realitatea business-ului. Și ghici ce? Altfel trage o echipă pentru creșterea profitului când arată așa.
- Creează o procedură clară pentru rău-platnici. Stabilește clar, care sunt limitele, cât e sănătos pentru business să aveți întârziere și care sunt pașii de acțiune în situațiile cu întârzieri de plată. De multe ori, creanțele cresc, tocmai pentru că nimeni nu știe ce să facă în aceste momente. Tot ce fac, e să aștepte să încaseze și să se uite în bancă dacă am primit banii. E nevoie de mai mult de atât. Și e nevoie de o regulă valabilă pentru toată lumea.
- Setează un buget clar pentru partea de dezvoltare de business și R&D (Research and Development). De cele mai multe ori, profitul scade semnificativ, pentru că antreprenorul, vizionarul, investește continuu în plăcerea lui: creșterea business-ului. Și nu odată am auzit argumente specifice de ce e înțelept să investim continuu. Sigur că e, dar e la fel de înțelept să îți gestionezi strategic alegerile. Degeaba investești în orice apare, doar de dragul de a dezvolta business-ul.
- Planifică strategic plățile. Știu că exista trend-ul “cum primesc factura, plătesc pentru că eu sunt un bun platnic”, dar asta nu te ajută. Pur și simplu, îți sabotezi singur fluxul de numerar, doar pentru că vrei să primești acea etichetă. Bun platnic, poate să însemne și că plătești în scadență. Așa că, planifică plățile și pune-le automat acolo unde poți. Setează la cine plătești la zi, la cine plătești în ultima zi de scadență, la cine plătești după 3 zile de la primirea facturii și unde îți asumi că întârzii atunci când e cazul. Vezi care sunt furnizorii cheie și ține de ei. Restul, pune-i pe listă.
Iar dacă îți dorești să primești gratuit, mai multe tehnici și metode validate de antreprenori de succes, te invit să te alături comunității Wiseleader:
