5 greșeli critice care fac ca echipa ta să fie dependentă de tine (și cum să le elimini)

Timp de citire: aprox 10 – 15 minute 

Dacă simți că afacerea ta nu poate funcționa fără tine și că fiecare decizie trebuie să treacă prin tine, atunci cel mai probabil ești în situația în care echipa ta este dependentă de tine. 

Îți place ceea ce faci, dar parcă faptul că totul se învârte în jurul tău începe să devină din ce în ce mai frustrant. Ești cel care ia toate deciziile importante, iar echipa ta… ei bine, pare că fără tine nu se întâmplă nimic. 

Te-ai transformat din antreprenorul vizionar în omul care ține afacerea pe linia de plutire cu forța, și asta te epuizează.

Dacă te regăsești în situațiile de mai jos, atunci s-ar putea să merite să citești până la final acest articol: 

👉 Nu ai timp pentru dezvoltarea business-ului – Timpul tău este înghițit de operaționalul de zi cu zi. Fiecare decizie trebuie să treacă prin tine, iar asta îți lasă foarte puțin spațiu pentru a inova, a gândi strategic și a crește afacerea.

👉 Nu ai profit pe măsura efortului depus, chiar dacă ai început să faci bani – Ai început să ai încasări mai mari, dar parcă profitul nu se vede la fel. Fie banii se duc pe salarii și costuri operaționale, fie investițiile în creștere nu dau rezultate semnificative și astfel ești întru-un cerc vicios. 

👉 Rolurile și responsabilitățile nu sunt clare – Echipa ta funcționează după modelul „toți facem de toate”. Oamenii se învârt de la un task la altul, dar la final tot tu ești cel care trebuie să dai direcția și să împingi lucrurile înainte.

👉 Ești expertul care produce cel mai mult în business – În loc să fii liderul care își ghidează echipa către succes (oricum ai definit tu succesul în firma ta), tu ești expertul care produce și rezolvă majoritatea problemelor. Practic, echipa ta este mai degrabă un grup de asistenți, nu o echipă care e capabilă să aducă rezultate fără tine. 

În loc să conduci un business care să funcționeze și independent de tine, tu te simți ca un manager care trebuie să fie prezent peste tot, blocat în operațional. 

Nu ești singurul. Majoritatea antreprenorilor trec prin asta și este principalul motiv pentru care aproximativ 70% dintre companii, nu reușesc să-și scaleze business-ul. 

Dar vestea bună este că există soluții pentru a ieși din acest cerc vicios iar astăzi vreau să discutăm despre 5 greșeli critice, comune pe care mulți antreprenori le fac, greșeli care împiedică echipa să funcționeze fără ei. 

Mai mult decât atât, vei descoperi în articol și cum poți schimba aceste dinamici și să construiești o echipă autonomă, capabilă să ia decizii și să genereze rezultate chiar și când nu ești acolo.

Greșeala nr. 1: Lipsa clarității în roluri și responsabilități

Lipsa clarității în ceea ce privește rolurile și responsabilitățile din echipă este una dintre cele mai comune greșeli care împiedică o afacere să funcționeze fără implicarea constantă a liderului. 

Când oamenii nu știu exact cine e responsabil pentru ce, generezi un mediu haotic și lipsit de direcție. 

În loc ca fiecare membru al echipei să fie responsabil pentru un set clar de rezultate, toată lumea „face de toate,” dar, în realitate, nimeni nu își asumă nimic.Sounds familiar? 

Cum se reflectă acest lucru în realitatea de zi cu zi?

❌ Nu există claritate în sarcini ia angajații tăi nu știu exact care este contribuția lor principală. 

De exemplu, într-o echipă de marketing, dacă un membru nu știe că este responsabil exclusiv pentru campaniile pe social media, va ajunge să lucreze și la conținutul pentru website, face și video-uri pentru Youtube, dar nimeni nu se concentrează pe succesul canalului respectiv.

❌ Deciziile se amână sau nu se iau deloc. 

 Fără o structură clară, deciziile nu sunt luate la timp sau sunt complet ignorate, pentru că nimeni nu știe cine ar trebui să ia acea decizie. Iar o decizie amânată este o oportunitate pierdută.

❌ Nu există niciun responsabil. 

Dacă echipa ta se bazează pe un model de tip „toată lumea face de toate,” când ceva nu merge bine, nu există un punct clar de responsabilitate. Știi momentele alea când întrebi cine e responsabil de asta și toată lumea ridică din umeri sau se uită unii la alții? 🙂

Asta duce la frustrare dar și la lipsă de performanță, pentru că nimeni nu știe cine răspunde cu adevărat de rezultate.

❌ Dependența de tine.

De fiecare dată când sarcinile nu sunt clare, oamenii vin la tine să îți ceară direcții. Devii un punct de blocaj, și în loc să te ocupi de strategia business-ului, ajungi să răspunzi la întrebări de bază sau să gestionezi micro-decizii.

Iar asta te ține prins în operațional și limitează drastic capacitatea business-ului tău de a crește.

Acum, de ce se întămplă asta? 

Există mai multe motive pentru care antreprenorii și managerii nu clarifică rolurile și responsabilitățile în mod eficient. 3 dintre cele mai comune pe care le-am identificat: 

👉 Convingerea că toată lumea ar trebui să ajute la tot.

 La început, când echipa este mică, e normal ca toată lumea să contribuie la diverse sarcini. Dar pe măsură ce business-ul crește, acest lucru nu mai este sustenabil iar dacă menții aceeași abordare, pe termen lung scalarea va deveni imposibilă.  

👉 Le e teamă să delege

Mulți antreprenori ezită să clarifice responsabilitățile de teamă că oamenii nu vor livra la standardul dorit. Ei cred că, dacă își lasă echipa să se ocupe de sarcini importante, e foarte probabil ca acestea să nu fie corect făcute sau că “nu vor fi făcute așa cum le fac eu”. 

👉 Lipsa unui sistem de management

Fără un cadru bine definit de management al echipei, antreprenorii își creează singuri un haos organizațional. Sistemele eficiente sunt acelea care pun în clar, CINE este responsabil, DE CE este responsabil și foarte important, CUM sunt măsurate rezultatele.

Cum elimini această greșeală?

Pentru a avea o echipă care să funcționeze autonom și independent de tine, este esențial să implementezi o structură clară de roluri și responsabilități. Oamenii trebuie să știe exact ce se așteaptă de la ei, care sunt rezultatele pe care trebuie să le livreze și cum își pot măsura munca. 

Îți las și 6 acțiuni concrete pe care le poți face de azi: 

1. Stabilește clar fișa rolului

Fiecare membru al echipei trebuie să aibă o fișă a rolului (nu fișa aia de post pe care o o descarci de la contabilă) clară, în care sunt definite responsabilitățile sale principale. 

NU mai trata asta ca pe o formalitate, ci ca pe un ghid practic care trebuie revizuit și actualizat în mod regulat. Asigură-te că fișa de rol nu doar definește sarcinile zilnice, ci și rezultatele specifice pe care angajatul trebuie să le atingă.

Exemplu concret: Într-o echipă de vânzări, fișa de rol ar putea defini obiective specifice, cum ar fi numărul de lead-uri generate, numărul de întâlniri stabilite și rata de închidere a contractelor. Acestea sunt indicatori măsurabili care îi permit angajatului să știe exact ce trebuie să livreze.

2. Creează responsabilități individuale și de echipă

Pe lângă fișele de post individuale, este important să definești și responsabilități de echipă. 

Cine se ocupă de coordonarea campaniilor? Cine se asigură că livrările către clienți sunt la timp? Definirea responsabilităților pe niveluri multiple asigură că echipa funcționează ca un întreg, dar și că fiecare membru contribuie în mod eficient.

3. Introdu un sistem de ownership (responsabilitatea sau delegarea rezultatelor)

Este important ca fiecare membru din echipă să aibă ownership asupra unui set de rezultate. Aceasta înseamnă că nu doar că îndeplinesc sarcini, ci sunt responsabili pentru rezultatele finale. 

Dacă ai pe cineva responsabil de marketing online, de exemplu, acea persoană trebuie să fie responsabilă pentru KPI-urile legate de conversii, nu doar pentru crearea unui landing page, de exemplu. 

4. Setează obiective specifice și măsurabile (sau SMART, căci probabil ai mai auzit termenul)

Și atenție, că întâlnesc mulți antreprenori, care își dau ochii peste cap..Ah, știu de obiective SMART și se uită la mine ciudat, cum de le zic așa o chestie banală… 

Dar a ști și a implementa NU sunt sinonime. 

Transformă responsabilitatea într-un obiectiv SMART. De exemplu, în loc de „crește vizibilitatea online,” un obiectiv SMART ar putea fi „crește traficul pe website cu 20% în următoarele 3 luni prin campanii de Youtube și social media.”

5. Reevaluează și ajustează periodic rolurile

Pe măsură ce business-ul tău crește, structura echipei și responsabilitățile individuale trebuie să evolueze. Nu este suficient să creezi fișe de rol și să te oprești acolo. 

Reevaluează regulat rolurile și responsabilitățile pentru a te asigura că reflectă nevoile actuale ale afacerii.

De exemplu, am implementat cu un client Wiseleader, antreprenor din zona de retail, un proces trimestrial de revizuire a responsabilităților echipei sale. Odată la trei luni, fiecare angajat și manager revizuiau rolurile și obiectivele lor, asigurându-se că acestea erau în continuare relevante pentru dinamica afacerii.

6. Creează un sistem clar de raportare

Este esențial ca responsabilitatea să fie vizibilă și măsurată. Creează un sistem prin care membrii echipei să raporteze progresul lor în mod regulat. Acest lucru nu doar că îi face mai responsabili, dar te ajută și pe tine să monitorizezi eficiența fiecărei persoane, fără a fi nevoie să intervii direct în operațional.

Astăzi ai multe instrumente cum sunt platformele de project management (cum e Asana sau orice altceva similar) sau instrumente create special pentru acest lucru, unde fiecare membru își actualizează progresul săptămânal. 

Dar la fel de bine funcționează și Google Drive-ul. E mult mai important procesul de măsurare decât ce folosești pentru asta. Nu te crampona în acest lucru. 

 E mult mai important ca echipa să aibă vizibilitate asupra sarcinilor și responsabilităților și să poți identifica imediat eventualele blocaje. 

Când rolurile și responsabilitățile sunt bine definite și clarificate, echipa ta va funcționa mult mai eficient, iar tu vei simți o reducere semnificativă a dependenței lor de tine. 

Dacă pui în aplicare sugestiile de mai sus, vei observa în scurt timp câteva beneficii imediate: 

✅ Decizii rapide și eficiente: O echipă cu roluri clare va putea lua decizii rapid, fără să aștepte aprobarea ta pentru fiecare pas.

✅ Crește performanța individuală: Când fiecare persoană știe exact ce se așteaptă de la ea, devine mai eficientă și mai productivă.

✅ Mai puține întrebări și intervenții: Nu va mai fi nevoie să intervii constant pentru a clarifica cine ce trebuie să facă. Echipa va funcționa mult mai autonom.

✅ Focus pe creșterea afacerii: Cu echipa gestionând în mod eficient operaționalul, tu îți vei putea concentra atenția pe strategia de creștere și dezvoltare a business-ului.

Greșeala nr. 2: Micromanagementul constant

Micromanagementul este una dintre cele mai dăunătoare practici pe care un antreprenor le poate adopta. 

Dacă te regăsești în situația de a verifica constant fiecare detaliu și de a te implica în fiecare decizie mică din afacerea ta, micromanagementul nu doar că te epuizează pe tine, dar creează și o echipă dependentă, care nu poate lua inițiative și care așteaptă mereu direcții de la tine.

Cum se reflectă această problemă în realitatea de zi cu zi?

👉 Tu ești blocajul în decizii

Oamenii vin mereu la tine pentru aprobare, chiar și pentru lucruri minore. De exemplu, un membru al echipei poate să aștepte validarea ta pentru orice postare pe rețelele sociale sau pentru fiecare mică schimbare într-un proiect. Iar asta, nu doar că încetinește progresul echipei, dar și crește volumul tău de muncă, lăsându-te fără timp pentru lucruri esențiale.

👉 Echipa pierde încrederea în propria capacitate de decizie

Dacă te implici în fiecare mic detaliu, cei din echipa ta încep să se îndoiască de propriile decizii. Pot ajunge să creadă că nu pot face lucrurile „corect” fără aprobarea ta. În timp, acest lucru le diminuează motivația și inițiativa, transformându-i în executanți care nu își vor asuma niciodată responsabilități. Iar apoi te întrebi de ce oamenii nu sunt responsabili sau capabili să facă singuri 🙂 

👉 Lipsă de creativitate și inițiativă

Micromanagementul suprimă inovația. Dacă angajații simt că tot ceea ce fac va fi verificat, ajustat sau schimbat de tine, vor evita să vină cu idei noi sau să găsească soluții diferite. Creativitatea lor va fi redusă, pentru că știu că, oricum, decizia finală va fi a ta. 

👉 Încetinești creșterea afacerii

Pe măsură ce afacerea ta crește, micromanagementul devine din ce în ce mai puțin sustenabil. Dacă fiecare mică decizie trebuie să treacă prin tine, vei deveni un punct de blocaj, iar afacerea nu va putea scala eficient. Asta înseamnă că vei pierde multe oportunități dar și că tu, în loc să te concentrezi pe dezvoltarea afacerii, ești prins în probleme operaționale mărunte.

Acum, de ce ajungem aici? Micromanagementul nu apare din neant. 

Există câteva motive principale pentru care mulți antreprenori cad în această capcană:

1. Nu au încredere în echipă 

Cred că cei mai mulți antreprenori pe care i-am întâlnit au simțit la un moment dat cel puțin, că echipa nu este capabilă să facă lucrurile la standardul dorit sau că deciziile pe care le iau membrii echipei nu vor fi corecte. Și în loc să îi învățăm pe oameni cum să ia decizii mai bune, preferăm să intervenim în toate etapele, ceea ce le subminează încrederea în sine.

2. Dorinta de control

E legat și de primul punct însă mulți antreprenori, mai ales cei care au crescut afacerea de la zero, au adesea un atașament profund față de fiecare aspect al acesteia. 

           Și simt că, pentru a menține succesul, trebuie să aibă control absolut asupra fiecărei părți a afacerii. Doar că din păcate, acest control excesiv devine un obstacol mare care îți va limita creșterea. 

3. Obiceiuri vechi

 La începutul afacerii, când echipa era mică și resursele limitate, era necesar să te implici în toate aspectele. Însă, pe măsură ce afacerea crește, acest obicei devine contraproductiv și majoritatea antreprenorilor nu mai adaptează stilul de management la stadiul actual al business-ului.  

Cum elimini această greșeală?

Pentru a ieși din capcana micromanagementului, trebuie să înveți să delegi eficient și să construiești încredere în echipă. Acest proces nu doar că îți va elibera timpul, dar va stimula creativitatea și inițiativa în echipa ta. 

Îți las 4 acțiuni pe care le poți face de mâine, pentru a avea un proces de delegare mai eficient iar dacă ai nevoie de mult mai specific și de suport în implementare, în cadrul programului de 4 luni Wiseleader de formare a unei echipe performante și a ieșirii din operațional (The Operational Exit System), vei găsi tot acest proces pe larg, cu toate fișierele și checklist-urile necesare: 

1. Setează așteptări clare de la început

Când delegi o sarcină, asigură-te că angajatul înțelege clar ce așteptări ai în ceea ce privește rezultatele finale, termenele limită și standardele de calitate la care trebuie să livreze. 

Dacă delegi crearea unei campanii de marketing, nu te opri doar la „vreau o campanie bună.” Definește ce înseamnă „bună” pentru tine. Spune-i clar: „Vreau o campanie care să genereze 500 de lead-uri calificate în următoarele 30 de zile, cu un buget de 2.000 de euro.”

2. Creează un cadru pentru luarea deciziilor

Este esențial să oferi echipei tale un set de criterii clare pentru luarea deciziilor. În loc să lași oamenii să ghicească ce ar trebui să facă, definește care sunt parametrii în care au libertatea să acționeze. 

Dacă oamenii știu care sunt limitele și îți înțeleg așteptările, se vor simți mult mai încrezători în a lua decizii fără a cere constant aprobarea ta.

Citisem la un moment dat despre Jeff Bezos de la Amazon, care a introdus conceptul de „decizii reversibile.” El permite echipelor să ia decizii rapide, fără a aștepta confirmarea din partea managementului, în cazurile în care deciziile pot fi ajustate rapid dacă se dovedește că nu funcționează. Astfel, se evită pierderea de timp și se menține dinamica echipei.

Sau un alt exemplu, în Wiseleader, orice membru din echipă poate lua singur decizia unei achiziții, dacă aceasta nu depășește un prag de x Euro, pe care l-am setat împreună. 

3. Dezvoltă o cultură a încrederii și responsabilității

Am mai spus asta de multe ori, este crucial să le arăți membrilor echipei tale că ai încredere în capacitatea lor de a lua decizii și de a livra rezultate. 

În loc să te implici în fiecare pas, oferă-le spațiu pentru a demonstra ce pot face. Da, pot face greșeli – dar acestea sunt lecții valoroase.

Gândește-te la creșterea unui copil. Dacă îl ții constant de mână și îi controlezi fiecare mișcare, nu va învăța niciodată să se descurce pe cont propriu. Lucru fără de care nu se va putea descurca în viața lui de adult. 

Același lucru se întâmplă și cu echipa ta – au nevoie de spațiu pentru a face greșeli și a învăța din ele, pentru a deveni mai buni și mai autonomi.

4. Dă feedback în așa fel încât să nu-ți distrugi echipa 🙂 

Feedback-ul, de multe ori, e una dintre plăcerile nevinovate ale antreprenorului și ale managerului. Abia așteaptă să vadă ce nu merge bine în firmă, ce nu face bine colegul, să explice cum stă treaba și cum ar trebui să se facă. Doar el e expertul. E cel care știe cel mai bine în business-ul lui și, de multe ori, e singurul care vede și știe soluția.

Eu ce îți propun este să uiți de modul clasic de a da feedback și să implementezi feedforward-ul, în echipa ta. 

Feedforward-ul se concentrează nu pe ce s-a întâmplat în trecut, ci pe ceea ce poate fi îmbunătățit în viitor. Spre deosebire de feedback-ul clasic, care analizează erori, feedforward-ul oferă sugestii practice și specifice despre cum să abordezi viitoarele provocări.

Uite un exemplu: 

Feedback: „Nu mi-a plăcut cum ai gestionat proiectul ieri.”

Feedforward: „Data viitoare când gestionezi un proiect, îți sugerez să discuți clar de la început așteptările clientului, pentru a ne asigura că livrăm exact ce își dorește.”

Altfel spus, feedforward-ul nu se axează pe critica comportamentelor trecute, ci pe oferirea de sugestii clare pentru îmbunătățirea viitoare. Spune exact ce ar putea face angajatul mai bine data viitoare, astfel încât să îmbunătățească performanța.

De exemplu: „Data viitoare, când ai o ședință importantă, îți sugerez să aduci o agendă clară și să îți notezi observațiile pentru a le adresa la final, ca să nu întrerupi dinamica discuției.”

Odată ce începi să delegi eficient și să ai încredere în capacitățile echipei tale, vei observa o serie de îmbunătățiri în dinamica echipei și implicit, în business-ul tău:

✅ Crește productivitatea: pentru că echipa va începe să lucreze mai eficient și mai rapid, fără a aștepta constant direcții de la tine. Deciziile vor fi luate mai rapid, iar proiectele vor avansa mai rapid decât înainte.

✅ Crește motivația și inițiativa: angajații tăi se vor simți împuterniciți să ia decizii și să vină cu soluții noi. Încrederea pe care le-o arăți le va crește motivația și dorința de a contribui la viziunea firmei. 

✅ Ai mai mult timp liber pentru tine: scapi de povara micromanagementului și îți eliberezi timpul pentru a te concentra pe lucruri strategice, cum ar fi creșterea și dezvoltarea business-ului. 

✅ O echipă mai autonomă și creativă: o dată ce înveți să delegi eficeint, echipa va începe să fie mai creativă și să își asume responsabilitatea pentru rezultate. Iar o echipă care își poate gestiona sarcinile în mod autonom este o echipă care va sprijini creșterea afacerii tale pe termen lung.

Greșeala nr. 3: Lipsa unui sistem de evaluare a performanțelor

Unul dintre cele mai mari obstacole în calea unei echipe performante și autonome este absența unui sistem clar de evaluare și de îmbunătățire continuă. 

Fără un proces bine structurat care să permită evaluarea periodică a performanței și ajustarea comportamentelor sau strategiilor, echipa ta va fi mereu dependentă de tine pentru direcții. 

Fără evaluare, greșelile se vor repeta, iar oamenii se vor bloca în aceleași rutine ineficiente.

Cum se reflectă această problemă în realitatea de zi cu zi?

👉 Lipsa de îndrumare și îmbunătățire

 Fără un sistem de evaluare regulat, echipa ta nu primește îndrumarea necesară pentru a corecta erorile sau pentru a îmbunătăți modul în care lucrează. Dacă oamenii nu știu ce fac bine sau ce fac greșit, nu au cum să crească sau să devină mai eficienți.

👉 Greșelile se repetă

Când un angajat face o greșeală, dar nu primește o evaluare, un feedback clar despre ce a greșit și cum să îmbunătățească, aceeași eroare se va repeta. Din acest motiv, va fi imposibil să scalezi fără un sistem de evaluare și îmbunătățire continuă.

👉 Lipsa de inițiativă și inovație

O echipă care nu este evaluată și nu știe dacă e bine ce face sau nu, devine pasivă. Oamenii vor continua să facă lucrurile așa cum au fost obișnuiți, chiar dacă există modalități mai eficiente de a le face. Iar în lipsa unui proces de îmbunătățire continuă, inovația și creativitatea vor stagna. 

👉 Din nou, business-ul depinde de tine 🙂

În absența unui sistem de feedback, echipa va aștepta mereu ca tu să intervii pentru a corecta cursul lucrurilor. În loc să fie autonomi și să identifice singuri unde lucrurile nu merg bine, vor aștepta ca tu să semnalezi problemele și să le spui ce să facă. 

Și iar vei deveni tu punctul de blocaj. 

De ce se întâmplă asta?

Lipsa unui sistem de evaluare și îmbunătățire continuă este un aspect foarte comun, mai ales în randul afacerilor mici și medii. Printre principalele motive sunt: 

1. Lipsa de timp

 Mulți antreprenori și manageri simt că nu au suficient timp pentru a oferi feedback regulat. Se concentrează pe problemele imediate și lasă evaluarea performanțelor pentru „mai târziu,” un „mai târziu” care adesea nu mai vine.

2. Focalizarea pe rezultate, nu pe proces

În loc să evalueze procesul și să vadă cum echipa poate îmbunătăți modul în care lucrează, mulți lideri se concentrează exclusiv pe rezultatele finale. Fără un focus pe proces, echipa nu primește feedback valoros pentru a învăța cum să îmbunătățească performanța.

3. Evitarea discuțiilor dificile

Uneori, evităm să evaluăm, pentru că ne temem de posibilele tensiuni sau reacții negative. Fie să nu supărăm, fie pentru că nu știm să gestionăm, fie din frica că vom pierde acel angajat, fie nu vrem să ne asumăm imaginea de “bad boss” etc.  Astfel, greșelile sunt trecute cu vederea sau „reparate” de antreprenor, în loc să fie discutate și corectate.

4. Lipsa unui context clar de evaluare

Mulți antreprenori nu au un proces, un context clar prin care evaluează și dau feedback, mai degrabă întâlnim des discuții ad-hoc sau pe comentarii informale. Doar că fără un cadru clar, evaluarea devine sporadică și aproape lipsită de impact.

Cum elimini această greșeală?

Un sistem de evaluare a performanței structurat este fundația unei echipe performante și autonome. 

Nu doar că îi ajută pe membrii echipei să crească și să se îmbunătățească constant, dar creează și un cadru în care oamenii pot veni cu idei noi, pot ajusta procesele și pot lua decizii mai bune. De asemenea, un astfel de sistem reduce dependența echipei de tine, deoarece creează o cultură a responsabilității și a auto-corecției.

Îți las 4 acțiuni pe care le poți face de mâine pentru a crea un sistem de evaluare a performanței: 

1. Stabilește ședințe de evaluare și feedback regulate

Primul pas în crearea unui sistem de evaluare a performanței este stabilirea unor întâlniri periodice dedicate acestui proces. Fie că alegi să faci aceste întâlniri săptămânal, lunar sau trimestrial, este esențial să fie o rutină. 

2. Focalizează-te pe proces, nu doar pe rezultate

Ai nevoie să faci mai mult decât o simplă evaluare a rezultatelor finale. De exemplu, dacă o campanie de marketing nu a generat numărul de lead-uri dorit, discută cu echipa nu doar despre rezultat, ci și despre procesul prin care au ajuns acolo. 

Ce pași ar putea fi ajustați? Unde ar putea fi îmbunătățită comunicarea sau execuția?

Gândește-te la o echipă de fotbal.

Antrenorul nu doar analizează scorul final, ci și fiecare aspect al jocului – cum a fost organizată apărarea, cum a funcționat atacul, ce strategii au fost aplicate. Fără această analiză, echipa nu poate crește și nu poate învăța din greșeli.

3. Creează un mediu sigur pentru feedback deschis

Este esențial ca membrii echipei tale să se simtă confortabil să ofere dar și să primească feedback. Dacă oamenii se tem de repercusiuni sau de tensiuni, feedback-ul nu va fi sincer sau eficient. 

Așa că e nevoie să creezi un cadru în care feedback-ul este văzut ca o oportunitate de creștere, și în niciun caz ca pe o critică personală.

De exemplu, poți implementa „ședințe de feedback invers,” unde managerii primesc feedback de la echipele lor. Acest proces te va ajuta să creezi un mediu de încredere reciprocă și să stimulezi o cultură a îmbunătățirii continue la toate nivelurile.

4. Urmărește progresul și ajustează strategiile

Feedback-ul este inutil dacă nu este urmat de acțiune. 

După ce ai oferit feedback, asigură-te că echipa ta are un plan de acțiune pentru a implementa îmbunătățirile sugerate. Stabilește un sistem de urmărire a progresului, fie prin ședințe de follow-up, fie prin utilizarea unor tool-uri care te ajută să faci asta mai ușor. 

Astfel, te asiguri că feedback-ul nu rămâne doar teorie, ci se transformă în practică.

5. Implementează un sistem de KPI (indicatori de măsurare a performanței) și consecințe

Criteriile de performanță reprezintă unealta prin care măsurăm performanța și prin care ne asigurăm că suntem pe drumul cel bun în raport cu obiectivele noastre. 

Ar fi enorm de multe de discutat pe acest subiect iar în majoritatea IMM-urilor din România lipsește cu desăvârșire sistemul de KPI si consecințe. Dar ce vreau să reții este că fără KPI-uri, nu ai un sistem obiectiv, predictibil și replicabil pentru a evalua și îmbunătăți performanța. Fără indicatori de măsurare ai performanței evaluarea devine subiectivă, bazată pe percepții, nu pe date concrete; NU ai standarde de performanță pe care echipa să le înțeleagă și să le poată urmări și la fel de important, KPI-urile îți permit ajustarea rapidă a strategiilor pe baza rezultatelor reale. Fără ele, poți ajunge să corectezi doar după ce performanța scade semnificativ, ceea ce afectează creșterea.

La ce rezultate în performanță și schimbări în dinamica echipei să te aștepți dacă implementezi un sistem de evaluare a performanței: 

✅ Claritate și responsabilitate crescută: Membrii echipei vor înțelege mai bine ce se așteaptă de la ei și care sunt obiectivele concrete. Fiecare persoană își va asuma responsabilitatea pentru propriile rezultate, știind exact cum contribuie la succesul general. Iar acest lucru reduce ambiguitatea și conflictele legate de roluri și sarcini.

✅ O echipă mai autonomă: Evaluarea regulată îi va ajuta pe oameni să învețe din propriile greșeli și să devină mai responsabili pentru propriile acțiuni. Aceasta reduce dependența de tine pentru redresarea direcției și îi face mai capabili să gestioneze problemele pe cont propriu.

✅ Motivație și îmbunătățire continuă: Un sistem de evaluare transparent oferă oportunități de recunoaștere și recompensare a performanțelor bune. Când angajații văd progresul lor măsurat, se simt motivați să continue să își îmbunătățească performanțele.

✅ Sedimentarea culturii organizaționale: Odată implementat un sistem de evaluare, echipa va deveni mult mai focusată pe atingerea obiectivelor și vei avea o cultură orientată spre rezultate. Dinamica se schimbă de la „facem tot ce putem” la o abordare bazată pe obiective măsurabile și performanță reală. Aceasta creează o cultură orientată spre eficiență, productivitate și rezultate cuantificabile.

Greșeala nr. 4: Echipa nu are libertatea de a greși

Una dintre cele mai mari provocări pe care le întâmpină antreprenorii în dezvoltarea unei echipe autonome este frica de a lăsa oamenii să greșească. Mulți lideri au impresia că dacă se întâmplă o greșeală, afacerea va suferi, iar acest lucru îi determină să preia controlul asupra fiecărui aspect, eliminând orice spațiu pentru erori. 

Cu toate acestea, acest mod de a gândi și de a conduce echipa duce la stagnare, lipsă de inițiativă și, paradoxal, chiar la mai multe greșeli. (și e un munte de cercetare pe tema asta) 

Cum se reflectă această problemă în realitatea de zi cu zi?

👉 Oamenii nu își asumă riscuri

Dacă echipa simte că orice greșeală va fi sancționată sau că tu vei interveni imediat pentru a „repara” lucrurile, angajații tăi vor deveni precauți și vor evita să își asume riscuri. În loc să vină cu idei noi și să exploreze soluții creative, vor rămâne blocați în zona de confort, executând doar ceea ce știu că este „sigur.”

👉 Frică de eșec

Când liderii sunt hipercritici cu privire la erori, echipa dezvoltă o frică de eșec. Aceasta poate duce la paralizie decizională – oamenii preferă să aștepte direcții precise de la tine decât să acționeze proactiv. Din acest motiv, deciziile importante sunt amânate, iar asta se vede în viteza cu care se dezvoltă afacerea ta

👉 Lipsa de dezvoltare a echipei

Dacă nu permiți oamenilor să învețe din greșelile lor, le blochezi capacitatea de a crește profesional și personal. Fiecare greșeală este o oportunitate de învățare, dar dacă acea oportunitate este înăbușită, oamenii vor stagna, iar echipa nu va deveni probabil, niciodată autonomă.

👉 Timpul tău este consumat corectând erori minore

În loc să îți dedici timpul aspectelor strategice și de creștere ale afacerii, vei fi prins în corectarea fiecărei mici greșeli. În esență, preiei sarcinile echipei, transformându-te într-un „corector” constant și împiedicând progresul lor natural. Iar apoi, ești frustrat că trebuie să le faci tot tu pe toate. Și devine un cerc vicios. 

De ce se întâmplă asta?

Frica de greșeală vine, de obicei, din dorința antreprenorului de a menține controlul. 

Dar acest control excesiv, care elimină orice posibilitate de eroare, poate avea efecte negative pe termen lung. Sunt mai multe motive, dar uite un top 3, pentru care liderii nu oferă echipei libertatea de a greși:

1. Perfecționismul liderului

Mulți antreprenori au tendința de a fi perfecționiști, și nu pot accepta greșelile. Nici măcar lor, deci cu atât mai puțin greșelile altora. Dar perfecționismul este și o capcană care te împiedică să delegi și care elimină de cele mai multe ori, spațiul pentru învățare și inovație.

2. Teama de pierderi financiare

De cele mai multe ori, există un egal care se pune între eroare și pierdere financiară. Adică eroarea este văzută ca o posibilă pierdere de bani sau reputație în unele situații, ceea ce face ca antreprenorii să devină supraprotectori.

3. Din nou, ne întoarcem la lipsa încrederii în echipă

Dacă liderul nu crede că echipa poate învăța din greșeli și poate corecta sau îmbunătăți, va interveni imediat la fiecare pas. Iar această lipsă de încredere creează o buclă nesfârșită de dependență – echipa așteaptă intervenția liderului, iar liderul preia controlul pentru a evita greșelile.

Cum elimini această greșeală?

Pentru a construi o echipă autonomă și capabilă să funcționeze fără intervenția ta constantă, este esențial să creezi un mediu în care greșelile sunt privite ca oportunități de învățare, nu ca eșecuri catastrofale. Un lider eficient știe că progresul vine din experimentare și ajustare, și NU poate exista progres fără anumite erori pe parcurs.

De asemenea, este esențial ca tu, lider, să îți antrenezi mindset-ul pentru a accepta ideea că greșelile sunt parte integrantă a procesului de creștere și dezvoltare a echipei. 

În loc să eviți greșelile cu orice preț, învață să le gestionezi și să folosești fiecare greșeală ca pe un instrument de învățare.

4 acțiuni pe care le poți implementa imediat: 

1. Recalibrează greșelile ca fiind oportunități de învățare

Oamenii din echipa ta trebuie să știe că greșelile nu sunt sfârșitul lumii. În loc să critici imediat o eroare, întreabă: „Ce am învățat din această situație? Cum putem preveni sau ce vei face diferit data viitoare, ca acest lucru să se întâmple din nou?” 

Astfel, nu doar că vei îmbunătăți moralul echipei, dar creează și un mediu propice pentru inovare și creștere.

Aș da-o exemplu pe Sara Blakely, fondatoarea Spanx, care vorbește deseori despre cum tatăl ei o întreba la cină: „Ce ai eșuat azi?” 

Dar nu era o întrebare pentru a o critica, ci pentru a o încuraja să își asume riscuri și să învețe din greșeli. Iar acest mindset cultivat, a ajutat-o să construiască un imperiu de la zero, fără frica de eșec.

2. Creează un context pentru asumarea responsabilității

Greșelile sunt inevitabile, dar este important ca oamenii să își asume responsabilitatea pentru ele. 

Creează un context în care fiecare angajat își recunoaște greșelile și propune soluții pentru a preveni repetarea lor. În acest mod, echipa va deveni mai responsabilă și va învăța să ajusteze rapid direcția atunci când apar probleme.

3. Antrenează-ți propriul mindset de lider

Este esențial să îți ajustezi perspectiva asupra greșelilor. Acceptarea faptului că echipa ta va greși din când în când face parte din procesul tău de creștere ca lider. În loc să încerci să controlezi fiecare pas, antrenează-ți creierul să vadă greșelile ca pe niște pași necesari pentru progres.

Iar neuroștiința ne ajută cu acest lucru: cercetările arată că atunci când oamenii fac greșeli, creierul lor produce un semnal de eroare, care îi ajută să învețe și să ajusteze comportamentul în viitor. 

Iar acest proces este esențial pentru dezvoltarea abilităților și crearea unor rețele neuronale mai eficiente. Fără posibilitatea de a greși, creierul NU poate îmbunătăți capacitatea de luare a deciziilor și de rezolvare a problemelor. 

De fapt, lipsa libertății de a face greșeli poate inhiba plasticitatea cerebrală, făcându-i pe oameni mai puțin adaptabili și mai puțin creativi.

4. Creează un mediu sigur pentru greșeli

Oamenii nu vor învăța niciodată din greșeli dacă se simt pedepsiți sau criticați aspru pentru fiecare eroare. Asigură-te că echipa ta știe că greșelile sunt acceptabile și că acestea sunt privite ca parte a procesului de învățare. 

În același timp, definește limitele – greșelile trebuie să fie urmate de o evaluare și de un plan de acțiune pentru a preveni repetarea lor.

Am citit la un moment dat despre un CEO al unei companii de software, care a introdus o practică numită „Jurnalul de Eșecuri,” unde fiecare echipă documentează greșelile făcute și lecțiile învățate. 

Acest lucru a creat o cultură în care erorile sunt analizate și transformate în oportunități de îmbunătățire continuă. Parcă sună altfel, nu? 🙂

Odată ce oferi echipei libertatea de a face greșeli și creezi un cadru care susține învățarea din erori, vei observa destul de rapid o serie de beneficii semnificative:

✅ Dezvoltarea autonomiei echipei: Când oamenii au libertatea de a greși și de a învăța din aceste greșeli, vor deveni mai autonom și vor înțelege că pot lua decizii și pot corecta lucrurile fără a aștepta intervenția ta.

✅ Îmbunătățirea capacității de luare a deciziilor: Echipa ta va dezvolta capacitatea de a lua decizii mai bune pe baza lecțiilor învățate din greșelile trecute iar acest lucru le va da mai multă încredere în abilitățile lor și îi va face să fie mai proactivi.

✅ Creezi o cultură de inovare și asumare de riscuri: Fără frica de eșec, echipa ta va fi mult mai deschisă să vină cu idei noi și să își asume riscuri calculate. Iar acest lucru va stimula inovația și îți va ajuta afacerea să crească mai rapid.

✅ Eliberarea timpului tău: Când nu te mai ocupi de corectarea fiecărei greșeli, vei avea mai mult timp pentru a te concentra pe aspectele strategice ale afacerii. Echipa ta va prelua controlul asupra erorilor și le va transforma în oportunități de învățare, fără să fie nevoie de intervenția ta constantă.

E interesant cum spunem des că nu avem timp, dar iată cum făcând mici schimbări, ele pot produce ca și consecință, timp pentru noi, nu? 🙂

Greșeala nr. 5: Nu ai clarificat structura decizională 

Probabil una dintre cele mai întâlnite greșeli, chiar și la firmele care au mult mai multă ordine la nivel de management. 

Chiar dacă ai clarificat rolurile și responsabilitățile echipei tale, acest lucru nu este suficient pentru a asigura o funcționare autonomă și eficientă. E nevoie să stabilești o structură decizională clară. 

Asta înseamnă că, deși fiecare membru al echipei știe ce are de făcut, nu știe cine și ce decizii are dreptul să ia. Iar asta duce la confuzie, întârzieri și, inevitabil, din nou, la o dependență constantă de tine, ca lider.

Cum se reflectă această problemă în realitatea de zi cu zi?

👉 Deciziile rămân blocate la tine

Fără o structură clară de luare a deciziilor, echipa va ajunge să escaladeze fiecare problemă sau decizie la tine. De la decizii majore strategice, până la detalii operaționale minore, totul trece prin biroul tău iar asta, nu doar că îți sufocă timpul și energia, dar încetinește și progresul echipei. 

👉 Confuzie și incertitudine în echipă

Când echipa nu știe cine este responsabil să ia decizii, fiecare problemă poate deveni un punct de blocaj. De exemplu, un manager poate să nu știe dacă are autoritatea să aprobe un buget, un angajat poate să nu știe dacă poate iniția o schimbare, și în final, nimeni nu acționează până când tu, ca lider, nu iei decizia finală.

👉 Timp pierdut și oportunități ratate

Probabil știi deja, că în business, deciziile trebuie să fie luate rapid pentru a profita de oportunități sau pentru a evita riscuri. Dar fără o structură decizională clară, fiecare decizie întârziată poate duce la pierderi financiare, oportunități ratate sau soluționarea întârziată a problemelor.

👉 Dependența excesivă de antreprenor 🙂

Dacă toate deciziile importante trebuie să fie luate de tine, iată cum, din nou, echipa ta va deveni complet dependentă de tine. Dincolo de limita dezvoltării lor profesionale, te-aș întreba dacă ești confortabil cu vulnerabilitatea acestui lucru pentru afacerea ta. 

Ce se întâmplă dacă tu ca lider nu ești prezent sau ai o problemă de sănătate care te ține departe de birou?

De ce se întâmplă asta?

Lipsa unei structuri decizionale clare apare din mai multe motive, însă cele comune sunt: 

1. Confuzia dintre roluri și decizii

Mulți antreprenori cred că odată ce au clarificat rolurile și responsabilitățile echipei, totul va funcționa automat. Însă rolurile și responsabilitățile sunt doar o parte a soluției. Dacă nu stabilești clar cine are autoritatea de a lua anumite decizii, echipa ta va continua să fie nesigură și va amâna acțiunile.

2. Frica de a pierde controlul

Iată că aproape peste tot avem această frică de control. Și aici, se întâmplă același lucru, din cauza temerii de a oferi echipei libertatea de a lua decizii, de teamă că acestea vor fi greșite. 

3. Lipsa unui proces clar

De multe ori, antreprenorii nu implementează structura decizională pentru că pur și simplu nu știu cum să o facă. Și fără un proces clar care să definească cine ia decizii și în ce contexte, echipa ta va funcționa pe baza presupunerilor, se vor băga unii peste alții și tot așa. 

Cum elimini această greșeală?

Implementezi structura decizională în echipa ta 😀 

Adică, fiecare persoană din echipă trebuie să știe exact care sunt limitele decizionale ale rolului său și când trebuie să escaladeze o decizie la un nivel superior. 

În cadrul programului The Operational Exit System avem un întreg proces prin care învățăm să facem asta, dar îți las câteva aspecte cheie de care să ții cont: 

1. Stabilește nivelele de decizie

Începe prin a defini diferitele niveluri de decizie din firma ta. De exemplu:

• Tu, ca antreprenor: Ești responsabil pentru deciziile strategice majore, cum ar fi direcția generală a afacerii, investițiile mari sau parteneriatele strategice.
• Managerii: Sunt responsabili pentru deciziile operaționale și de echipă, cum ar fi gestionarea bugetului de departament, alocarea resurselor sau soluționarea problemelor de zi cu zi.
• Angajații: Pot lua decizii cu privire la sarcinile lor zilnice și micile ajustări necesare pentru a îmbunătăți procesele în cadrul echipei lor.

De exemplu, într-o agenție de marketing, antreprenorul stabilește direcția generală și aprobă bugetele mari, managerii decid ce campanii vor fi implementate și alocă resursele, iar angajații decid cum să își organizeze sarcinile zilnice pentru a îndeplini obiectivele campaniei.

2. Clarifică tipurile de decizii

Nu toate deciziile au aceeași greutate sau impact. Unele decizii sunt tactice, de zi cu zi, în timp ce altele sunt strategice și pe termen lung. 

Fă diferența clară între aceste tipuri de decizii și cine este responsabil pentru fiecare.

• Decizii strategice: Acestea sunt deciziile de impact mare care afectează direcția generală a afacerii. De exemplu, lansarea unui produs nou, deschiderea unui nou sediu sau o schimbare majoră în strategia de piață.
• Decizii operaționale: Acestea sunt deciziile care țin de gestionarea zilnică a echipei și a resurselor. De exemplu, stabilirea bugetului pentru o campanie de vânzări, deciziile privind angajările în echipă sau ajustările de procese.
• Decizii tactice: Acestea sunt deciziile de zi cu zi, care afectează modul în care se execută sarcinile curente. De exemplu, ajustarea unui format de prezentare, optimizarea unui proces de producție sau gestionarea priorităților zilnice.

3. Creează un cadru pentru delegarea deciziilor

 Nu este suficient să definești cine poate lua decizii – trebuie să creezi și un cadru clar pentru delegare. Oamenii trebuie să știe când au libertatea de a lua decizii și când trebuie să se consulte cu tine sau cu managerul lor.

• Limitele financiare: De exemplu, poți stabili că managerii pot lua decizii cu privire la cheltuieli până la un anumit plafon financiar (ex: 5.000 de euro), dar orice sumă mai mare trebuie aprobată de tine.
• Parametrii de calitate: Stabilește standardele de calitate pentru fiecare nivel. Dacă standardele sunt clar definite, echipa poate lua decizii mai rapid, știind că respectă criteriile stabilite.

Exemplu: într-o companie de producție, managerul are libertatea de a aproba achizițiile de materii prime sub 10.000 de euro, iar deciziile care implică sume mai mari sunt escaladate la CEO. 

Sau, angajații pot ajusta procesul de producție pentru a îmbunătăți eficiența, dar schimbările majore în strategia de producție trebuie aprobate la nivel de management.

4. Definește un proces de escaladare

O structură decizională eficientă include și un proces clar de escaladare a deciziilor. Atunci când un angajat sau un manager întâlnește o situație care depășește nivelul lor de responsabilitate, trebuie să știe exact cum și când să escaladeze problema.

În acest mod, deciziile critice sunt luate de persoanele potrivite, iar echipa nu pierde timp așteptând aprobări inutile.

Exemplu: Într-o clinică medicală, deciziile privind bugetele zilnice ale campaniilor de marketing, pot fi luate de echipele de implementare. Însă, dacă o campanie nu își atinge obiectivele după o perioadă stabilită, problema este escaladată la managerul de marketing, care poate ajusta strategia sau aloca mai multe resurse.

Din perspectiva mea, structura decizională este un pilon fundamental atunci când vorbim despre crearea unei echipe performante și mai ales, autonomă. 

Câte dintre greșelile de mai sus le-ai regăsit în compania ta? 

Dacă te regăsești în cel puțin 3 dintre cele 5 discutate mai sus – fie că echipa ta NU are claritate în roluri și responsabilități, fie că deciziile sunt blocate la tine sau oamenii nu au libertatea de a învăța din greșeli – este clar că ești prins într-un cerc vicios care îți limitează creșterea. 

Vestea bună este că există SOLUȚII pentru a schimba această dinamică.

Nu am o bagheta magică iar o echipă performantă nu se construiește peste noapte. 

Dar, am certitudinea că un proces clar, validat, cu pași corecți și cu un sistem bine pus la punct poate fi o “baghetă magică” dacă este implementat. 

Iar una dintre aceste soluții este un proces deja validat, care îți poate elibera timpul și energia pentru lucrurile care contează pentru tine. 

Fie că e creșterea afacerii, expansiunea la nivel global sau pur și simplu, timp pentru tine și pentru lucrurile care îți aduc sens. 

Pentru asta am luat procesul pe care l-am implementat deja în peste 150 de companii, și l-am pus într-un program de 4 luni, The Operational Exit System, un program unde vei învăța să implementezi procesele necesare pentru a construi o echipă autonomă, capabilă să ia decizii și să livreze rezultate fără a depinde constant de tine. 

Vei învăța cum să creezi structuri clare de responsabilitate, cum să delegi decizii eficient, cum să clarifici roluri, procese și proceduri, cum să monitorizezi business-ul prin cifrele cele mai importante, cum să atragi și să reții performeri și multe altele. 

Și, poate cel mai important, cum să îți dezvolți mindset-ul de lider pentru următorul nivel. 

Dacă e momentul pentru tine să faci o schimbare, te invit să aplici pentru un apel de calificare și hai să discutăm despre cum putem transforma afacerea ta, astfel încât să funcționeze ca un sistem autonom și profitabil.

În cadrul apelului, vom evalua situația ta actuală, DACĂ ți se potrivește programul și te poate ajuta și pe tine, să ieși din operațional și să construiești o echipă cu adevărat performantă, capabilă să livreze rezultate și fără tine. 

Găsești toate detaliile programului și pașii pentru a te programa la un apel gratuit, aici. 

Decizii wise,

Diana Crișan